Форум

В городских мероприятиях отчётность по смете усложняется из-за большого числа позиций: от конструкций и оборудования до печатной продукции, кейтеринга и охраны. Каждую позицию нужно фиксировать на фото каждый день, а отсутствие таймкода или локации делает снимок непригодным для заказчика.

Как жила отчётность до автоматизации Фотодокументирование целиком зависело от Google Sheets и человеческого фактора. Проблемы копились годами:

фотографы снимали без чёткой привязки к смете;
менеджеры вручную обрабатывали более 20 листов, вычёркивая позиции наугад;
тысячи фотографий разбирались вручную через Telegram;
к завершению проекта накапливалось более 5000 снимков, до половины из них - дубли;
строки за отдельные дни оставались незаполненными.

Обнаружив пропуски, заказчик исключал эти позиции из оплаты. Передача проекта другому менеджеру не работала: вся информация хранилась в голове одного специалиста.

Новая система Поверх привычных таблиц внедрили решение для автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение, модерация, готовый документ DOCX по шаблону заказчика.

Процесс перестал зависеть от ручного труда:

фотограф открывает карточку позиции, день и блок в ней уже выбраны;
в карточке видны название позиции, блок сметы, контакты ответственного и образец при необходимости;
снятый кадр автоматически попадает в структуру сметы;
дубли и брак отсеиваются на модерации;
общий чат для разбора фотографий стал не нужен.

Результаты Цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов. Разбор фотографий ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо 320. Правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт формируется сразу в формате приёмки с указанием позиции, времени, места и даты.

Дополнительные возможности два слота на позицию сметы - для строк, которым нужны два кадра;
контроль прорабов и бригад через автоматическое формирование задач со сроками исправления;
быстрый ввод новых сотрудников: около часа вместо нескольких недель;
выгрузка отчёта с фильтром по позиции и дню.

Суммарная экономия по итогам цикла составила 576 человекочасов.

Об авторе Автор решения - Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час. Раньше на это требовались недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/